Бюджет підрозділу матеріально-технічного забезпечення часто залишається одним із найменш структурованих елементів фінансового планування промислових підприємств. Закупівлі, логістика та складські витрати нерідко формуються фрагментарно, без чіткого зв’язку з виробничими циклами та реальними ризиками. У результаті компанії стикаються або з дефіцитом ресурсів, або з надлишковими запасами, що заморожують оборотні кошти.
Людмила Перунська працює з бюджетами там, де помилка в плануванні може призвести до зупинки всього виробництва. Як провідний економіст з матеріально-технічного забезпечення, вона відповідає за фінансову логіку процесів, від яких залежить безперервність роботи великого промислового підприємства.
У своїй роботі Людмила розглядає бюджет підрозділу матеріально-технічних ресурсів як інструмент управління ресурсами, ризиками та виробничими циклами. Мова йде про систему, у якій кожна стаття витрат має чітке призначення, а планування ґрунтується на поєднанні економічного аналізу, реальних виробничих потреб і прогнозів ринку. Саме такий стиль роботи дозволяє перейти від реактивних закупівель до передбачуваної фінансової моделі, де витрати працюють на результат.
Людмила Перунська поділилася з нами цінними порадами, які допоможуть побудувати бюджет підрозділу матеріально-технічного забезпечення так, щоб він працював як інструмент управління ресурсами, ризиками та виробничими циклами. Детальніше — далі у матеріалі.
Чим займається підрозділ матеріально-технічного забезпечення на підприємстві?
Підрозділ матеріально-технічного забезпечення відповідає за повний цикл роботи з ресурсами, необхідними для виробництва, від планування потреб і закупівлі сировини до її зберігання, обліку та своєчасної подачі у виробничі цехи. Саме МТР поєднує виробничі плани з реальними матеріальними можливостями підприємства.
На практиці це означає роботу з постачальниками, управління складськими запасами, координацію логістики, контроль якості матеріалів і постійне узгодження дій із виробничими та фінансовими підрозділами. Будь-яка помилка на цьому етапі, наприклад затримка поставки, надлишкові запаси або прорахунок у плануванні, безпосередньо впливає на собівартість продукції та безперервність виробничого процесу.
Саме тому бюджет підрозділу МТР є головним інструментом управління всією системою ресурсів підприємства. Він визначає, у яких межах підрозділ може діяти, як швидко реагувати на зміни ринку та наскільки передбачуваною буде робота виробництва в цілому.
Чому бюджетування матеріально-технічних ресурсів потребує окремої уваги?
Підрозділ матеріально-технічних ресурсів працює на перетині виробництва, логістики та фінансів. Його завдання — забезпечити безперебійну роботу заводу за мінімальних витрат. Відсутність бюджету або його формальне складання означає, що компанія працює всліпу, тобто закупівлі відбуваються реактивно, а витрати не піддаються аналізу.
«Бюджет — це карта, яка показує і шлях, і межі ефективності», — зазначає Людмила Перунська.
Постійне коригування бюджету МТР є необхідним через коливання цін, зміни виробничих планів, перебої з постачанням, вимоги до якості матеріалів та внутрішні фінансові коригування, і повинно здійснюватися оперативно та обґрунтовано, щоб забезпечити стабільність, гнучкість і своєчасність постачань.
Структура бюджету: з чого починати?
Побудова бюджету підрозділу матеріально-технічного забезпечення починається з аналізу попередніх періодів і прогнозування потреб на майбутній період. Потрібно зрозуміти, скільки компанія витратила на сировину, комплектуючі, транспортування, зберігання та обслуговування складів у минулому періоді та врахувати виробничі плани, очікувані коливання цін і можливі ризики постачання у майбутньому. Ця інформація стає базою для планування.
Крок №1. Визначення фіксованих витрат. Це амортизація та обслуговування власного складу, зарплата персоналу, утримання обладнання для обліку та зберігання матеріалів. Ці витрати не залежать від обсягів виробництва і мають бути покриті незалежно від ситуації на ринку.
Крок №2. Змінні витрати. Сюди входять закупівлі сировини, матеріалів, запчастин, транспортні послуги. Їх обсяг прямо залежить від обсягів виробництва. Якщо завод планує виготовити 50 тисяч залізобетонних шпал, потрібно розрахувати, скільки цементу, арматури, піску, закладних деталей, пластмасових виробів та інших матеріалів буде потрібно, і помножити на прогнозну ціну з урахуванням інфляції та ринкових тенденцій.
Крок №2. Резервний фонд. Досвідчені економісти закладають у бюджет від 5 до 10% на непередбачені витрати на випадок стрибка цін, аварійних закупівель або змін в логістиці. Цей буфер дає маневр без порушення фінансової дисципліни.
«Фінансова дисципліна — це найкраща гарантія стабільності компанії», — підкреслює Людмила.
Контроль виконання бюджету
Складений бюджет — це лише початок. Головним завданням є контролювати його виконання. Для цього використовують методи фінансового моніторингу, а саме щотижневі звіти про витрати, порівняння планових та фактичних показників, аналіз відхилень тощо.
На заводі, де працює Людмила, впроваджено систему постійного контролю. Кожного дня контролюються фактичні витрати, порівнючи їх з плановими, економісти пояснюють причини відхилень. Якщо витрати перевищують план більш ніж на 5%, проводиться оперативна нарада з пошуком причин.Такий підхід дозволяє реагувати швидко, уникаючи зростання витрат.
KPI для оцінки ефективності
Для оцінки роботи підрозділу матеріально-технічного забезпечення використовують ключові показники ефективності (KPI), що дозволяють бачити реальний вплив бюджетування на результати компанії.
Перший KPI — виконання бюджету. Ідеальний показник — 95-100% від запланованого. Якщо витрати менші, це може свідчити про недовиконання виробничих планів або надмірну обережність у закупівлях, а якщо більші — про проблеми з плануванням або контролем.
Другий KPI — економія на закупівлях. Цей показник вимірює, наскільки ефективно відділ знаходить постачальників і веде переговори. Наприклад, якщо планувалося витратити 10 мільйонів гривень на сталеву арматуру, а вдалося закупити за 9,2 мільйона без втрати якості, економія становить 8%.
Третій KPI — оборотність запасів. Він показує, як швидко матеріали перетворюються на готову продукцію. Високий рівень оборотності означає, що компанія не заморожує гроші у складських залишках, а низький свідчить про те, що закуплено надто багато або невчасно.
«Економічний аналіз перетворює цифри на рішення, а рішення — на результат», — коментує Людмила Перунська.
Вплив бюджетування на зниження витрат
Правильно побудований бюджет матеріально-технічних ресурсів стає інструментом зниження витрат. Коли всі статті прописані, а виконання контролюється, зникає простір для неефективних рішень і кожна закупівля проходить крізь фільтр: чи є вона в бюджеті, чи виправдана, чи можна знайти дешевше.
Бюджетування також дисциплінує підрозділи-споживачі ресурсів. Коли виробничий цех знає, що у нього є ліміт на запчастини, він починає ретельніше ставитися до обладнання, що знижує аварійні витрати та підвищує загальну ефективність підприємства.
Тож формування бюджету підрозділу матеріально-технічних ресурсів — це системна робота, що вимагає глибокого розуміння виробничих процесів, ринкових умов та фінансових механізмів. Структурований підхід до планування, постійний контроль виконання та використання KPI перетворюють бюджет на робочий інструмент управління витратами. Економічний аналіз дає можливість оцінювати ефективність кожної гривні, витраченої на матеріально-технічне забезпечення, і приймати обґрунтовані рішення.
Компанії, які впроваджують фінансову дисципліну у роботу МТР, отримують конкурентну перевагу через здатність працювати з меншими витратами без втрати якості продукції. Інвестиції у правильне бюджетування окуповуються вже протягом першого року, забезпечуючи стабільність та передбачуваність фінансових потоків підприємства.
